Ситуация
В компании используется SharePoint Portal для структурированного хранения документов. При этом движение бумажных документов обычно: согласование, утверждение, ознакомление, а электронного документооборота в компании пока нет. Хотя необходимость в этом уже назрела - нужно иметь единый архив документов, историю согласования и ознакомления.
Решение
-
SharePoint Portal предоставляет все необходимые инструменты для создания базовой системы электронного документооборота, которые отвечают основным принципам построения - однократная регистрация, согласование, непрерывное движение документа, единая база данных документов, эффективный поиск и отчетность.
-
В основе решения лежат инструменты совместной работы SharePoint Portal, стандартные бизнес-процессы и построение основных бизнес-процессов обработки документов на базе Workflow, а форм - на InfoPath.
Решение включает в себя следующие функциональные блоки:
-
Описание маршрута движения
-
Формирование документа
-
Регистрация документа по типам
-
Согласование и утверждение
-
Уведомление и контроль исполнения
-
Поиск
-
Архив
-
Отчетность и аналитика.
Выгоды для бизнеса
-
Сокращение рутинных операций и беготни сотрудников с документами.
-
Четкое понимание, ГДЕ и у КОГО находится текущий документ и в каком статусе.
-
Последовательное накопление базы знаний и архива документов с историей согласования.
-
Четкая и прозрачная организация бизнес-процессов компании.