Проекты

12 мая 2015

Планирование командировок и согласование авансовых отчетов в Leroy Merlin

ООО «Леруа Мерлен Восток» — российское подразделение Leroy Merlin, объединяет 39 магазинов в 24 городах, в которых работают свыше 16 000 сотрудников.

В год сотрудники «Леруа Мерлен Восток» совершают свыше 20 000 командировок. Долгое время все заявления и отчеты по командировкам согласовывались в бумажном виде. Сотрудник заполнял заявку, подписывал ее у руководителя, передавал в службу персонала для заказа билетов и гостиницы, далее заявка передавалась в бухгалтерию для перечисления аванса. После возвращения путь повторялся. Авансовый отчет подписывался у руководителя, передавался в бухгалтерию, бухгалтер оформлял отчет и делал необходимые проводки в учетной системе.

Естественно, человеческий фактор часто приводил к ошибкам и необходимости повторять весь путь с начала. На поддержку этого процесса в ручном режиме тратилось по самым грубым подсчетам 200 000 часов в год.

В год сотрудники «Леруа Мерлен Восток» совершают свыше 20 000 командировок. На поддержку этого процесса в ручном режиме тратилось по самым грубым подсчетам 200 000 часов в год. С учетом активного роста компании эти трудозатраты могли со временем вырасти в разы. Чтобы этого не произошло, компания решила изменить подход.

С учетом активного роста компании эти трудозатраты могли со временем вырасти в разы. Чтобы этого не произошло, компания решила изменить подход.

«Леруа Мерлен» давно выбрали стратегию работы с корпоративным порталом на Microsoft SharePoint. Компания EastBanc Technologies разработала множество модулей этого корпоративного портала, и автоматизация процесса согласования командировок также была поручена нам.

EastBanc Technologies разработала модуль, интегрированный с 1С и БОСС-кадровик, который позволяет сотрудникам осуществлять всю процедуру согласования командировок и отчетности по ним в электронном виде.

Решение включает:

  • унифицированную форму заявки на командировку на портале;
  • общий график отпусков и командировок сотрудников отдела для взвешенного планирования;
  • электронное согласование заявки руководителем;
  • автоматическое перечисление аванса на командировку;
  • заполнение авансового отчета на портале с прикреплением отчетных документов.

Теперь согласования и автоматическое оформление документов занимают не более часа.

В результате внедрения:

  • сократились трудозатраты руководителей на согласование командировок;
  • значительно снизилась нагрузка на специалистов отдела персонала и бухгалтерии;
  • появилась возможность оформлять командировки в регионах без участия специалистов;
  • можно оформить документы даже в пути, для этого есть мобильная версия модуля.

Модуль выполнен в корпоративном стиле портала «Леруа Мерлен», продуманный UI на каждом этапе отображает только ту информацию, которая необходима и достаточна для принятия решения на данном этапе.

 

12 мая 2015

Читайте также